¿Es posible celebrar eventos presenciales durante la crisis sanitaria que estamos viviendo? Quienes nos dedicamos directa o indirectamente a ello nos planteamos a menudo esta pregunta. Según mi experiencia, si la evolución del virus lo permite, el acto programado puede realizarse.

Sí, son muchos los condicionantes, las medidas, los requisitos… Sin duda, la organización deberá tener más aspectos en cuenta pero la profesionalización del sector hace que esté habituado a anticiparse a todos estos detalles. En este post te voy a compartir ejemplos personales sobre los eventos presenciales en tiempos de COVID ¿Lo vemos?

El sector de los eventos, el gran perjudicado

Tal y como señala en su blog Arantxa Vicedo, responsable de protocolo del Ayuntamiento de Elche, las cancelaciones de actos están provocado que los organizadores de eventos vivan una crisis sin precedentes. Un sector que representa el 3,8% de PIB observa cómo cada día ve limitado su trabajo por la crisis del COVID-19.

Y si bien es cierto que la seguridad manda en las actividades que supongan una reunión de personas en un mismo lugar, sobre todo si es cerrado, también lo es que, según las recomendaciones de la OMS, las cancelaciones deben aplicarse cuando, después de la pertinente evaluación de riesgos, se constate que el evento es de alto riesgo para la comunidad.

Las cancelaciones de actos están provocado que los organizadores de eventos vivan una crisis sin precedentes.

Presentación Distinciones Ciudad Elche 2020. Foto Ayuntamiento Elche

Eventos corporativos

En este post me gustaría hablar de esos eventos que congregan a un número relativo de asistentes y que forman parte da la estrategia de comunicación y márketing de las empresas y organizaciones, los corporativos. Actos importantes para la marca y las personas relacionadas con ella como son entregas de premios o distinciones, conferencias, mesas redondas, reuniones, aniversarios, entrega de diplomas… Eventos en los que normalmente suelo participar como presentadora o moderadora.

Entrega de Distinciones Ciudad de Elche

La entrega de Distinciones de la ciudad de Elche coincide con la celebración del 9 de Octubre, día de la Comunidad Valenciana. Se trata de un acto institucional de gran solemnidad que tradicionalmente se desarrolla en el Gran Teatro de Elche. Coincidiendo con una mejora en la situación sanitaria, el Ayuntamiento no quería dejar de pasar la oportunidad de entregar unas distinciones al trabajo que hacen por la cultura, el deporte y la sociedad de la ciudad diferentes personas y organizaciones.  Por mi parte, desde el minuto menos uno agradecí la información y la buena planificación por parte del departamento de protocolo que me hizo llegar:

• El ‘Plan de Contingencia’ elaborado para el Ayuntamiento de Elche. Documento con las medidas adoptadas por la institución en la organización de eventos. 
• Como proveedora tuve que firmar un documento acreditando que había leído el plan de contingencia y que estaba informada de mis obligaciones, como usar mascarilla y mantener la distancia de seguridad.

En estos casos nunca de debe dar nada por supuesto. La información clara y transparente es clave para que llegue nuestro mensaje principal, en este caso la seguridad. 

Guiar a los asistentes en todo momento

Entrega Medalla a Maria Dolores Bouvard. Foto: Ayuntamiento de Elche

Como presentadora tenía que intentar darle calidez a un acto solemne y con muy pocos asistentes. Se trataba del primer evento desde el confinamiento y el Ayuntamiento quiso darle un tono de cercanía dentro de la sobriedad del momento. 

Estas son algunas de las medidas de seguridad que se llevaron a cabo durante la ejecución del acto:

Acceso

• Se estableció un horario escalonado para las llegadas de proveedores e invitados 
• Había una sola entrada para todos
• Toma de temperatura en el momento del acceso por el personal de sala
• Ayuda por parte del personal y la señalética de la distancia de seguridad
• Gel hidroalcohólico para lavado de manos accesible a todos los invitados, proveedores y distribuido por diferentes puntos

Ya en sala

• Aforo limitado a la mitad
• Acompañamiento escalonado de invitados a sus localidades
• Distancia de seguridad entre bastidores
• Entrada al escenario por ambos lados para evitar coincidencias
• Subida al escenario desde la platea tanto de los premadios como de las autoridades que entregaban las distinciones
• Distancia de seguridad entre premiado y autoridad
• Pequeña botella de gel hidroalcohólico y gamuza junto al premio
• Se informó a los premiados que debían evitar saludos con abrazos y besos al subir
• Después de cada intervención, limpieza del atril y el micrófono

Salida

• Salida escalonada del teatro empezando por las filas más cercanas a las puertas
• Informar de evitar corrillos a la salida del teatro

En un evento de este tipo en el que había un alto grado de emotividad, lo más difícil para los galardonados fue mantener esa distancia cuando recibían el premio. Tampoco fue fácil realizar la foto de familia por el número de participantes. Pero todo, todo con organización y anticipación se puede llevar adelante. Eso sí, si las condiciones sanitarias lo permiten. 

Espero que te haya resultado interesante este post. Cuéntame cuál es tu experiencia con los eventos y de qué manera los estás afrontando en tiempos de covid. Puedes pasarte por la pestaña de ‘servicios’ para ver en qué otras áreas podemos trabajar conjuntamente.